Välkommen att ta del av Kommunal samordnad varudistribution – Logistik och kapacitetshöjande åtgärder i kommuners varuförsörjning (2020), författad av Olof Moen, Emil Levin, Fredrik Mårdh, Christina Persson och Hanna Savola. För frågor, kontakta Fredrik Mårdh.
Vid den sista workshop-utbildningen i Dalsland våren 2020, som Nationellt centrum för kommunal samordnad varudistribution genomförde, deltog norska Indre Østfold kommun, inom ramen för samarbetspartnern Fyrbodals kommunalförbund och EU-projektet Fossilfritt gränsland 2030.
Under sommaren startades en förstudie med genomlysning av upphandlings- och inköpsprocesser inom Indre Østfold kommun. Indre Østfold kommun är sedan 2020 en sammanslagning av Askims kommun och fyra mindre kommuner i Norge. Projektet leds av projektledare Tommy Hågensen med en controller-funktion och Olof Moen, tidigare forskningsledare vid Nationellt centrum.
En första databearbetning från ekonomisystemet visar på stor potential av minskad miljöbelastning och kostnadsbesparingar genom att överföra inköp till samordnad varudistribution och säkerställa ramavtalsupphandlingar. Effektiviseringspotentialen gäller inköp direkt i butik med transport i egen bil, inköp utanför ramavtal, inköp med fri leverans och inköp som sker utan samordning av beställningar och avrop.
– Generellt har Sverige kommit längre jämfört med Norge vad gäller att styra upp inköpsprocessen med e-handel och få kontroll över utförda transporter. Speciellt direktinköp i butik utan ramavtal innebär betydande extra transporter och många timmar av personalens arbetstid vilket uppmärksammats och där kommunen vidtagit åtgärder. Samordnad varudistribution är inte bara samlastning, en lika stor besparingspotential finns genom att reglera avropsfrekvensen mot ramavtal som minskar antalet inleveranser med besparingar i tid och minskad miljöbelastning, säger Olof Moen.
Centralt i analysen av upphandlings- och inköpsprocesser är en kostnads-nyttoanalys av både företagsekonomiska kostnader och samhällsekonomiska vinster. Metoden utvecklades av Nationellt centrum för kommunal samordnad varudistribution och har visat sig ha generell applicerbarhet, nu även i Norge.
För frågor om förstudien, kontakta Olof Moen
Samordnad varudistribution har införts i 43 av Sveriges kommuner (2018). Det har minskat antalet leveranser till kommunala enheter med mellan 50 och 80 procent. Men det finns även andra vinster. Kommunal samlastning bygger på digitala affärsprocesser som effektiviserar verksamheter. Flera kommuner vittnar också om att samlastningen har varit ett stöd under coronapandemin. Vår nysläppta bok ”Kommunal samordnad varudistribution. Logistik och kapacitetshöjande åtgärder i kommuners varuförsörjning” är ett tidsdokument över kommuners varuförsörjning från 2010- talet till idag och som pekar ut vägen framåt.
Från innovationen i Borlänge 1999, till idag 20 år senare, har 43 kommuner, eller var 7:e svensk kommun infört kommunal samlastning. Nya boken ”Kommunal samordnad varudistribution. Logistik och kapacitetshöjande åtgärder i kommuners varuförsörjning” bygger på en större enkätundersökning från 2019 som vi på Nationellt centrum genomförde tillsammans med SKR. Det framgår tydligt att primära drivkrafter för kommuner utgörs av minskad miljöbelastning och ökad trafiksäkerhet, tillsammans med ökad konkurrens genom att möjliggöra för lokala producenter att delta i kommunala upphandlingar.
Men samordnad varudistribution är så mycket mer. Samdistribution utgör en vital del av kommuners inköpsprocess och möjlighet till uppföljning, ett ofta eftersatt område inom kommunal förvaltning. Digitaliserade affärsprocesser med e-handel, ruttoptimering för transportplaneringen, fordonsövervakning och digitala och mätbara uppföljningssystem, innebär både kostnadsbesparingar och kapacitetshöjande åtgärder, främst genom att det frigör tid som blir till ett resurstillskott i kommuners verksamheter.
Det finns också en direkt koppling mellan kommunal samordnad varudistribution och kris- och beredskapsfrågor. Förutom möjligheten att öka självförsörjningsgraden, har samordningskommuner börjat lokalisera beredskapslager (eller omsättningslager) i anslutning till distributionscentralen. Samordningskommuner har en robust transportapparat med redan sammanställd registerinformation över leveransadresser, varuinköp och volymer, vilket varit en stor tillgång för samordningskommuners kris- och beredskapsorganisation.
Regeringen behöver inte ”gå över ån efter vatten” (enligt regeringsuttalande 2010-12-02), där regeringen och SKR som en följd av Välfärdskommissionens arbete, skall inleda förhandlingar om en förvaltningsgemensam digital infrastruktur. Kommuners inköpsprocess är ett område där riktade upphandlingar, e-handel och samordnad varudistribution innebär direkta kostnadsbesparingar och kapacitethöjande åtgärder i kommuners varuförsörjningskedja med förbättrad service till kommunmedborgare, som efterfrågas av Välfärdskommissionen.
Nationellt centrum för kommunal samordnad varudistribution har redan utvecklat kompetensutvecklingspaket och digitala affärsprocesser som innebär kostnadsbesparingar, kapacitetshöjande åtgärder och minskad miljöbelastning. Det är vitalt för framförallt mindre kommuner med begränsade resurser och ett utvecklingsarbete som behöver byggas vidare på, för att komma alla Sveriges kommuner till gagn.
Boken innebär ett tidsdokument över hur kommuners varuförsörjning ser ut på 2010-talet och pekar ut vägen framåt, vad kommuner behöver tänka på för att på bästa sätt hushålla med skattebetalarnas pengar. Samtidigt är det en resumé över Nationellt centrum för kommunal samordnad varudistributions arbete under åren 2018–2020.
Olof Moen, forskningsledare
Vill du beställa boken? Vänligen kontakta projektledare Fredrik Mårdh.
fredrik.mardh@energikontorsydost.se
Tel: 0709-21 60 50
Samordnad varudistribution har hjälpt flera kommuner att klara varuförsörjningen under coronapandemin. Samlastningen har varit ett stöd för kommunerna i att bygga upp och hålla lager av sjukvårds- och skyddsutrustning under krisen. Det visar vår senaste rapport ” Kommunal samlastning och krisberedskap: erfarenheter från 2020″.
Kommunal samordnad varudistribution innebär att en eller flera kommuner tar emot alla sina leveranser på en central och därifrån samlar ihop och kör ut varorna till skolor, äldreboenden och andra kommunala verksamheter. På så sätt minskar kommunen antalet leveranser, antal körda kilometer och därmed sina utsläpp. I Sverige har 45 kommuner infört samlastning och representanter för drygt hälften av dessa har intervjuats i rapporten.
“Att arbeta med samordnad varudistribution innebär att en kommun skaffar sig kontroll över sin varuförsörjning. Därför har kommunal samlastning och kommunalt kris- och beredskapsarbete många beröringspunkter. Vi har velat undersöka hur dessa kopplingar ser ut och om samlastning kan vara ett verktyg för att stärka den kommunala beredskapen”, säger Emil Levin, projektledare och författare till rapporten.
Under pandemiåret 2020 har leveranserna av sjukvårds- och skyddsutrustning sviktat och många kommuner har tvingats hitta nya leverantörer för att bygga upp lager av bland annat nödvändig skyddsutrustning.
“Flera kommuner berättar i rapporten att de har kunnat utnyttja sin kapacitet och kunskap till att bygga upp lager och logistik för skyddsutrustning. Samordningskommuner har därmed ett försprång när det kommer till att bygga upp beredskapslager (eller omsättningslager) med en robust transportapparat och redan sammanställd registerinformation över leveransadresser, varuinköp och volymer, vilket varit en stor tillgång för kommuners kris-och beredskapsorganisationer”, säger Olof Moen, forskningsledare.
“Samordnad varudistribution möjliggör även för lokala livsmedelsproducenter att delta i kommunala upphandlingar och på så vis ökar självförsörjningsgraden av livsmedel, som påtalas i den nationella livsmedelsstrategin.”
En slutsats i rapporten är att effektiviteten som regel ökar när fler och större varuflöden ingår i den samordnade varudistributionen.
“Därför vill vi uppmana kommuner och regioner som planerar att bygga upp beredskapslager att utreda om det ska göras tillsammans med ett bredare samlastningssystem, kanske tillsammans med andra kommuner”, säger Emil Levin som anser att även kommuner som inte alls är intresserade av samordnad varudistribution kan dra nytta av den kunskap och erfarenhet som finns hos Sveriges samlastningskommuner när de bygger beredskapslager.
“Det finns mycket att lära om sådant som varuhantering, upphandling, kravställning, uppföljning och logistik. En viktig aspekt av detta är digitaliserade processer, som borgar för effektivitet, kontinuitet och löpande uppföljning.”
Läs rapporten
Kommunal samlastning och krisberedskap: erfarenheter från 2020
För mer information, kontakta Emil Levin.
emil.levin@lansstyrelsen.se
010-224 14 48
15 juni delade Karlshamns kommun med sig av sina erfarenheter av att starta upp samordnad varudistribution, i ett webbinarium arrangerat av Karlshamns kommun och Energikontor Sydost.
Se det inspelade webbinariet här.
Är man intresserad av att ta del av någon särskild presentation från dagen, kontakta Fredrik Mårdh.
Den 4:e maj rullar den första leveransen av livsmedel in till distributionscentralen i Munkahus. Dagen efter får köken sin första leverans. Vägen dit har varit lång och krokig. Katrine Svensson, miljöingenjör och ansvarig för projektet på Karlshamns kommun, tycker att det är skönt att den samordnade varudistributionen äntligen kommer igång.
Det har varit en lång process för Karlshamns kommun att komma igång med samordnad varudistribution. Det började 2014 med att Energikontor Sydost tog fram en modell för hur samordnad varudistribution skulle kunna byggas upp i Blekinge, med en distributionscentral i västra Blekinge och en östra Blekinge. Det stod klart att Olofström, Sölvesborgs och Bromölla kommuner var intresserade av att titta vidare på möjligheterna med samordnad varudistribution i den västra delen.
“Ekonomi och skiftande politisk majoritet i kommunerna gjorde att Karlshamn hösten 2018 stod ensam kvar med ambitionen att få igång samordnad varudistribution. Då hade vi en diskussion om vi skulle driva distributionscentralen i egen regi eller om den skulle upphandlas. Det finns många interna godstransporter som också skulle kunna integreras med en intern samlastningscentral.” säger Katrine Svensson.
Hoppas på fler lokala anbud
En viktig politisk drivkraft för Karlshamns kommun är att samordnad varudistribution ska bidra till ökad sysselsättning och bidra till att lokala/regionala leverantörer får ett ökat intresse för att lämna anbud till kommunen. Därför valde kommunen att upphandla en extern aktör, företaget GDL, som nu ansvarar för distributionscentralen (belägen i Munkahus) och distributionen ut till Karlshamns kommun. En fast rutt är upplagd för distribution av livsmedel. Till hösten kommer ytterligare minst fem varugrupper att inkluderas i samdistributionen.
“Hur snabbt det går att fasa in fler leverantörer beror både på vilka möjligheter som finns inom befintliga avtal och hur snabbt vi kan få in alla leveransställen i e-handelssystemet.” säger Katrine Svensson.
Stort politiskt och lokalt engagemang
En anledning till att Karlshamn valde att gå vidare i processen, trots att en upphandling fick avbrytas för att en grannkommun drog sig ur samarbetet, är att det har funnits ett blocköverskridande intresse för samordnad varudistribution. Den politiska viljan och lokala förankringen har varit viktiga faktorer. Motiven bättre miljö, ökad trafiksäkerhet, ökad möjlighet för fler att lägga anbud och fasta leveranstider har alla varit viktiga delar i pusslet med samordnad varudistribution. En framgångsfaktor lokalt i Karlshamn är också att det har funnits ett positivt intresse från måltidsservice.
Bidrag från Energimyndigheten
Att Karlshamns kommun kunnat införa samordnad varudistribution, trots de hinder som uppstått på vägen, samt kunnat planera för införandet av fler varugrupper än livsmedel för distribution, beror till stor del på att de fått bidrag från Energimyndigheten. Tack vare bidraget kan kommunen kartlägga alla kommunala leveransställen och dessutom kartlägga potentiella leverantörer i regionen.
Vidare arbete inför hösten
Förutom att jobba med att nå ut till fler företag i länet och öka intresset för att lämna anbud till kommunen, ska möjligheterna att inrätta två mikroterminaler ses över.
“Tanken är att mikroterminalen ska ta emot leveranser till flera närliggande enheter. Därifrån kan distributionen ske med lastcyklar.” säger Katrine Svensson.
Vill du veta mer om Karlshamns samlastningsmodell, kontakta Katrine Svensson
tel: 0454-56 37 99, epost: katrine.svensson@karlshamn.se
11 mars besökte representanter från den danska kommunen Sønderborg Växjö för att titta närmare på Växjös miljöarbete. I samband med detta fick de även en presentation av Nationellt centrum på Energikontor Sydost. De gjorde därefter ett studiebesök på Alwex. I dagsläget har ingen kommun i Danmark samordnad varudistribution.
Under hösten 2019 och starten av 2020 har ytterligare en kommun, Luleå, genomgått Nationellt centrums kompetensutveckling för kommunal samordnad varudistribution. Till grund för deltagandet ligger ett politiskt beslut om att utreda frågan om samlastning där de huvudsakliga drivkrafterna är att öka mängden lokala leverantörer och förbättra miljön, främst i form av bättre luftkvalitet.
Fokus för kompetensutvecklingen har varit att ge deltagarna en gemensam förståelse för samordnad varudistribution som affärsmodell och vad det innebär i praktiken i form av organisationsförändringar, nya arbetssätt och andra utmaningar. Utbildningen har behandlat de olika krav samordnad varudistribution ställer på inköps- och upphandlingsprocessen, hur det kopplar an till e-handel och dess potential till effektiviseringar, uppföljning och kostnadskontroll.
Ska kommunen ha egen logistik och själva planera transporterna utifrån sina verksamheters behov, eller om transportören ska göra det, är ytterligare frågor som diskuterats.
Kommunens egna val som gjorts under kursen har mynnat ut i en rapport med tillhörande kostnads-nyttoanalys som kommer utgöra underlag för politiskt beslut om ett ev. införande av samlastning av kommunens egna varor.
“Det har varit en intressant utbildning. Vi som deltagit kommer från olika delar av kommunen såsom Barn- och utbildningsförvaltningen, Socialförvaltningen, Stadsbyggnadsförvaltningen, Samhällsutveckling och Inköp. Samordnad varudistribution är ett komplext område där Nationellt centrum hjälper till att strukturera och reda ut frågeställningar, samt bidrar med erfarenheter. Rapporten kommer förhoppningsvis att hjälpa till att klargöra vilka nyttor som kan uppnås i Luleå och ge en uppfattning om kostnaden av ett införande. Nästa steg är att resultatet av hela förstudien ska upp för beslut i Kommunfullmäktige under våren” säger Sabina Nilsson, upphandlare i Luleå kommun som haft rollen som projektledare för den grupp som deltagit vid utbildningen.
Med 42 kommuner som redan kör samlastning runt om i Sverige finns många goda exempel att falla tillbaka på. Externa föreläsare från olika samordningskommuner bjuds alltid in och delar med sig av sina kunskaper och erfarenheter ihop med Nationellt centrum. På det hela taget en mycket lyckad kursomgång med stort engagemang från såväl åhörare som föreläsare.
Läs mer om vår kostnadsfria utbildning. Har du frågor, kontakta utbildningsansvarige Emil Levin, emil.levin@lansstyrelsen.se, 010-224 14 48.
I slutet av januari arrangerade nationellt centrum för kommunal samordnad varudistribution sin sjunde nätverksträff. Dagens inspirationsföreläsare Magnus Swahn gav en introduktion av transportbranschens datamognad, hur det sett ut historiskt och en trendspaning av framtiden. Därefter presenterade Norrköpings kommuner hur de utvecklat sin samordning, från traditionellt godsflöde till ett mer digitalt – se filmen på Youtube.
Vidare presenterade Södertörn-kommunerna hur de arbetar med skanning och Jönköping redovisade en pinfärsk undersökning av hur deras leverantörer upplever samordnad varudistribution. Dagen avslutades traditionsenligt med gruppdiskussioner där digitalisering och standardisering inom samordnad varudistribution var i fokus.
Kommande nätverksträff kommer arrangeras tillsammans med Jönköpings kommun den 12:e maj. Mer information om detta kommer.
De runt 40 kommuner som är medlemmar i nätverket träffas i Norrköpning för en heldag med föreläsningar och diskussioner kring temat.
Nätverk för kommunalt samordnad varudistribution är en plattform för kunskapsdelning och stöd till kommuner som arbetar med samordnad varudistribution. Nätverket är kopplat till Nationellt centrum och består av medlemskommuner. Nätverket leds av Energikontoret Sydost med en styr- och referensgrupp med representanter för länsstyrelserna, SKL, Upphandlingsmyndigheten och fem kommuner.
